Les solutions de gestion de l'information produit (PIM – product information management) peuvent se définir comme étant un logiciel qui centralise toutes les données relatives aux marchandises et autres. L’application permet de compléter les renseignements, de fournir des détails et de les partager facilement, en interne ou avec d’autres entités, sur son réseau ou dans tous les points de vente. Les PIM sont efficaces pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur marketing, essentiellement en ligne. Cependant, comme avec toute technologie, des points faibles existent et doivent être connus par les utilisateurs pour qu’ils puissent les appréhender.
Une longue préparation pour la mise en place et la diffusion
Même si des plateformes comme goaland.com proposent des simulations et des guides interactifs pour bien prendre en main une solution PIM, l’adoption de ce type logiciel nécessite une préparation au préalable. L’objectif est de prévenir tous les services, les départements et les personnes qui vont devoir utiliser l’application dans l’entreprise. Le responsable du système d'information (SI) est le premier concerné, suivi de près des équipes SEO, mais aussi des membres des services marketing, communication et achat, et des gestionnaires de produits. Cette liste n’est pas exhaustive, elle est donnée à titre indicatif puisque tout dépend de chaque société. Ces personnes vont devoir se réunir et discuter de la nécessité ou non de recourir à cette solution. Cette étape peut prendre quelques jours, voire plusieurs semaines. Une fois la décision prise et la solution validée, la diffusion est la phase suivante. Elle peut durer un certain temps étant donné que le processus se fait non seulement en interne, mais également auprès des différents prestataires.
Désignation de la personne en charge du projet
La délicatesse du PIM nécessite la constitution d’une équipe dédiée. La première étape consiste en la désignation d’une personne en charge de ce projet de marketing sur internet. Ces professionnels sont indispensables, étant donné la prise en main complexe de cette solution. Le chef de projet doit connaître les objectifs de l’entreprise et, bien évidemment, ses produits. La personne qualifiée pour ce travail doit détenir des compétences élevées en informatique. Elle doit être capable de comprendre, voire maîtriser les fonctionnalités de la solution, pareillement pour les processus et les workflows (automatisations des tâches) associés à la gestion des données produit. Trouver le profil parfait n’est ni évident, ni facile, surtout que la création de ce poste représente une charge supplémentaire pour l’entreprise. Que la personne qui va prendre cette place soit engagée, promue ou affectée, elle augmente les dépenses de l’entreprise.
La nécessité d’une maintenance régulière
Les technologies numériques collaboratives ont besoin d’une maintenance pour assurer leur bon fonctionnement et leur efficacité. L’absence de ces travaux de vérification régulière et d’entretien est une grosse lacune à laquelle il faut remédier en urgence, car ils sont indispensables. À noter également qu’une maintenance mal programmée peut apporter tout un lot de mésaventures et complique davantage la situation, notamment si les interventions ont lieu durant les heures de pointe, lors desquelles de nombreux utilisateurs se connectent dessus. Les travaux doivent être planifiés à l’avance et tous les usagers doivent être avertis.
Une bonne configuration du workflow
La révolution PIM a de nombreux avantages, dont sa flexibilité et sa capacité à bien fonctionner avec d’autres applications, comme les CMS (content management system). Des personnes de différents départements peuvent y accéder et le modifier selon le niveau d’autorité qui leur est attribué. L’objectif est de fournir des données complètes sur les produits. Au fur et à mesure que l’effectif des personnes qui y ont accès augmente, sa gestion est difficile, surtout si une validation du chef de projet est constamment attendue. Une bonne configuration du workflow est nécessaire pour éviter qu’à un certain moment donné, les données publiées dans la solution PIM soient bloquées ou non mises à jour. De bons PIM ont été développés pour faciliter le paramétrage des actions automatiques, surtout au niveau des validations et des diffusions. Le choix des points à automatiser ne doit pas mettre l’ensemble du système en danger.
Un retour sur investissement difficile à calculer
Les chefs d’entreprise tardent souvent à décider sur l’adoption ou non d’une solution PIM à cause de ce dernier point. Le calcul des coûts et des charges est assez facile, mais le problème réside dans l’évaluation du ROI (return on investment). La vente d’un produit dépend de plusieurs paramètres et une solution PIM en fait partie. Même si la récolte et la diffusion des données sont impeccables, la qualité du produit ou le non-intéressement des consommateurs ne sont ni prévisibles, ni calculables. La performance du système n’est pas assurée à 100 %. Sinon, quelques points peuvent être observés pour constater l’efficacité ou non de la solution. Il s’agit, entre autres, du temps de diffusion d’un nouveau produit ou d’une fiche, ainsi que la qualité des données.