Gestion de projet : méthodes et outils

La gestion de projet est un ensemble de meilleures pratiques pour la planification et l’exécution des projets, en tenant compte principalement de la portée, du calendrier, des coûts et de la qualité. Un projet est une chaîne d’activités planifiées pour atteindre un résultat spécifique.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Supposons que vous vouliez atteindre un résultat ou entreprendre une action majeure. Par exemple, l’organisation d’un grand événement. Vous avez du mal à imaginer combien d’activités et de ressources financières et humaines seront nécessaires pour organiser l’événement à la bonne date. Pour qu’il ait lieu et soit un succès, vous devrez planifier un projet. Un projet a des caractéristiques uniques qui servent à le définir. Le principal est son caractère temporaire. Il aura toujours un début et une fin. Une autre caractéristique d’un projet est son ampleur. Les gens pensent généralement que les projets sont l’union d’activités, mais ce sont les plus bas de la hiérarchie de la portée. Un projet a toujours un grand objectif. Ce sont les résultats qui seront obtenus pour atteindre le grand objectif. Chaque livraison est composée d’activités.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

Les entreprises gagnent beaucoup à former leur personnel aux connaissances de la gestion de projet. Ils ne commenceront pas nécessairement à établir un planning formel pour chaque petite réalisation, car cela aurait également pour effet de bureaucratiser l’entreprise. Mais ils auront l’essence de la gestion de projet enracinée dans leurs actions. Cette nouvelle mentalité implique de réfléchir à la hiérarchisation des activités, à l’affectation des personnes en fonction de leurs compétences, à la gestion des coûts et des risques et, surtout, à la reportologie. Une équipe qui sait gérer des projets devient experte dans la résolution de problèmes de manière personnalisée et réduit considérablement le niveau d’inquiétude de ses responsables.

Institutions de gestion de projets

La principale institution liée à la gestion de projets dans le monde est le PMI (Project Management Institute). Elles sont responsables du PMBOK (Project Management Body of Knowledge), qui serait essentiellement l’ensemble des techniques sur la gestion de projet selon le PMI. Ce dernier a des sièges dans plusieurs pays du monde et offre plusieurs certifications liées à la gestion de projet. Pour ceux qui veulent faire un pas de plus dans cette voie, il est intéressant d’en savoir plus sur ces types de certification. Il existe d’autres institutions directement ou indirectement liées à la gestion de projet, qui proposent des certifications dans des méthodes liées au sujet. Si vous souhaitez devenir chef de projet, ou du moins comprendre ses pratiques, le PMBOK est le meilleur moyen de commencer.

La portée d’un projet

La portée du projet serait la structure de livraison du projet. En d’autres termes, quels seraient les résultats à obtenir pour que le projet atteigne son objectif final ?

Les “Phases”, dans ce cas, seraient les livraisons intermédiaires du projet, par exemple : rapport d’analyse de marché, rapport de planification stratégique, rapport de plan marketing et rapport d’étude de faisabilité économique.

Les “sous-Phases” seraient les macro-activités nécessaires à l’élaboration des livrables. Dans le rapport d’analyse du marché, par exemple, le chef de projet pourrait penser à l’étude de la concurrence, à l’élaboration de l’analyse SWOT et à la recherche sur les points de référence.

Enfin, les “Work Packages” seraient les activités nécessaires pour former les sous-phases et ainsi de suite.

Assez simple, mais en livrant le projet brisé comme ceci, et en validant chaque livraison, l’alignement entre le client et le chef de projet sera plus grand. Assurer un meilleur résultat final.

Le calendrier d’un projet

Le calendrier n’est rien d’autre que la date limite détaillé du projet. Il doit contenir toute la structure du projet produits livrables, activités et responsables respectifs et une date de début et de fin doit être attribuée à chaque activité. Le gestionnaire de projet doit également faire attention aux activités qui peuvent être lancées en même temps, sans surcharger l’équipe. Et quelles activités suivent une certaine hiérarchie, ou mieux, doivent attendre que d’autres activités se terminent avant de commencer. Cela est généralement dû à la surcharge de travail des équipes ou au fait que ces activités dépendent des données collectées auprès de leurs prédécesseurs. La bonne façon de mettre en place un calendrier est de passer du micro à la macro. Commencez par préciser la hiérarchie et la durée de chaque activité. Ensuite, regardez le calendrier complet du projet pour chaque produit livrable, avec la date de début et la date de fin.

Gestion des coûts dans la gestion de projet

Chaque étape aura des coûts impliqués et cette planification doit être faite avant le début du projet. Qu’il s’agisse d’un projet interne (au sein de l’entreprise) ou externe (pour un client), il influencera la décision de le réaliser ou non. Dans le cas de projets externes également, le prix du projet changera en fonction de sa structure de coûts.

Gestion de la qualité dans la gestion de projet

Un projet ne sera couronné de succès que s’il répond aux exigences spécifiées par l’équipe et le client. Il ne sert à rien de la terminer si le client n’est pas satisfait ou s’il a fait une perte, il suffit de citer deux exemples. La gestion de la qualité d’un projet consiste à créer ces spécifications et à les mesurer, pour comprendre si le projet réussit ou non.

Gestion des parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes impliquées dans le projet. Pas seulement les personnes affectées à l’équipe, mais toutes les personnes touchées d’une manière ou d’une autre par le projet : les clients, les fournisseurs, les sponsors et toutes les personnes qui sont influencées positivement ou négativement par l’avancement et l’achèvement du projet. La première étape pour une bonne gestion des parties prenantes est d’affecter l’équipe de projet en fonction des compétences (techniques ou aptitudes) et de la disponibilité. Après l’affectation de l’équipe interne, le gestionnaire doit dresser la carte de toutes les parties prenantes externes. A partir de la cartographie, il sera décidé si des actions de gestion sont nécessaires ou non. L’affectation des personnes aux activités est fondamentale pour le succès du projet, car elle influence non seulement la qualité, mais aussi le calendrier. Certaines personnes font des activités plus rapidement que d’autres. En outre, l’affectation d’un plus grand nombre de personnes à un projet permettra d’accomplir simultanément des tâches qui n’ont pas de relation hiérarchique. Cependant, plus de personnes représenteraient un coût plus élevé. Après tout, il s’agit d’un alignement avec les clients pour comprendre ce qu’ils apprécient le plus : le prix, le temps ou la qualité.

Gestion de la communication au sein d’un projet

La gestion de la communication au sein d’un projet est très liée à la gestion des parties prenantes. Il s’agit de planifier à l’avance les accès et les formats de la communication et la rapportologie du projet. Par exemple, comment l’équipe du projet communiquera-t-elle ? Par courrier électronique ou par une plateforme différenciée ? Est-il nécessaire de conserver l’historique de ces communications ? Une autre question est de hiérarchiser les communications, en définissant qui aura accès à chaque canal et à chaque niveau d’information. Le client, par exemple, doit être au courant de tout ce qui se passe dans le cadre du projet, à l’exception des problèmes internes à l’équipe. Et, pour avoir un alignement, la périodicité et le format des rapports doivent être définis à l’avance. Les autres parties prenantes n’auront pas besoin de savoir tout ce qui se passera dans le projet, mais il est important de définir comment et combien d’informations pertinentes pour elles seront transmises.

Gestion des risques dans les projets

Chaque projet est intrinsèquement exposé à une série de risques. Ou plutôt, en tant qu’êtres humains, sommes exposés chaque jour à un certain nombre de risques. Il y a des risques impossibles à prévoir, mais il y en a aussi qui sont prévisibles. C’est le type de gestion des risques qui doit être effectué dans le cadre d’un projet. La première étape consiste à créer une matrice des risques, en biffant la gravité et la probabilité. À partir de la matrice, le chef de projet doit définir les risques qui seront appréciés et leurs solutions possibles.

Gestion des achats dans les projets

Le concept de gestion des achats est confondu avec le concept de gestion des coûts. Toutefois, la seconde ne concerne que les dépenses financières, tandis que la première concerne le processus dans lequel les acquisitions auront lieu. Il y a des ressources qui seront faites sans problèmes bureaucratiques. Mais il existe des ressources qui sont intégrées dans un concept de vente complexe et qui nécessiteront donc de multiples approbations et différents cycles de négociation. Pour que les ressources soient disponibles au bon moment, il est important que ce processus commence bien à l’avance. La gestion des acquisitions comprend également les autorisations et les procédures liées à l’embauche de l’équipe et des contractants, en plus de la gestion des contrats et de leur validité. Le projet peut être utilisé à partir d’un logiciel dont la licence expirera au cours de la même période. L’acquisition de logiciels de renouvellement ou autres doit être planifiée avec le projet.

Domaines de travail avec la gestion de projet

Les connaissances en gestion de projet peuvent aider tout professionnel. Il existe de nombreuses situations dans lesquelles nous échouons au quotidien et qui pourraient être surmontées si elles étaient traitées comme des projets, avec une planification et un contrôle. Cependant, dans certains domaines, il est tout simplement impossible de survivre ou d’évoluer sans savoir comment gérer les projets. Ces zones travaillent généralement à la demande et non avec des activités et une routine bien définies. Si le travail dans des procédures avec début, milieu et fin est le noyau de ces professionnels, la gestion de projet est étroitement liée à eux.

TI – Technologie de l’information

Le domaine de la technologie est si étroitement lié à la gestion de projet, qu’il existe des méthodes elles-mêmes adaptées à cette réalité. Les professionnels de l’informatique ont même une routine de maintenance et de corrections, mais une grande partie de leur travail se fait dans le cadre de projets. En raison du dynamisme du secteur informatique, des méthodes agiles de gestion de projet informatique ont été créées et adaptées, telles que SCRUM et XP. Ces méthodes contrastent avec la gestion de projet traditionnelle, dans laquelle il y a une cascade d’activités pour une livraison finale importante. Un projet de développement de logiciel ne peut pas se permettre de faire cela. D’ici la date de publication, il sera déjà obsolète. Les méthodes agiles préconisent de briser les projets en petites livraisons, afin qu’ils soient lancés et évoluent avec la perception du public.

Ingénierie

L’ingénierie est un domaine qui traite généralement des grandes réalisations et des bâtiments. Il n’est pas possible de les exécuter sans aucune planification. Un autre facteur critique est que les différents domaines de l’ingénierie sont constamment confrontés à de très hautes responsabilités, qui peuvent même compromettre la vie de nombreuses personnes. En plus d’englober des projets grandioses, comme le lancement d’une fusée. La gestion de projets en ingénierie finit par avoir quelques particularités.

Consulting

Les sociétés de conseil fournissent des services temporaires à d’autres sociétés afin de résoudre des problèmes, de rendre les changements opérationnels et de mettre en place des outils. Les projets de conseil peuvent agir sur des domaines spécifiques d’une entreprise ou être plus généralistes. L’un des plus grands défis dans la gestion des projets de conseil est la définition des prix des projets. Il est très difficile de concilier le travail à accomplir avec les attentes du client.

Outils de gestion de projet

Comme toute procédure robuste, la gestion de projet peut grandement bénéficier de l’utilisation de la technologie et des outils. Les outils de gestion de projet peuvent aller des feuilles de calcul pour divers sujets aux logiciels les plus complets et les plus complexes. Voir quelques exemples ci-dessous:

Calendrier de gestion de projet : sert à planifier et à contrôler les facteurs critiques du projet : portée, coûts et calendrier.

Calendrier de tarification de projet : sert à calculer le prix final des projets à facturer au client à partir du coût, du calendrier et de la marge bénéficiaire souhaitée.

Trello : une application dans le nuage axée sur la gestion d’activités de projet agiles.

Microsoft Project : logiciel de Microsoft, très complet pour la gestion de projet, qui peut être utilisé dans le nuage ou non.

Asana : un outil de gestion de projet plus axé sur l’augmentation de la productivité des équipes. Ils peuvent créer des espaces de travail et échanger des informations

Project Builder : un outil brésilien dans le cloud pour la gestion de projet.

WBS Chart : application pour créer la structure analytique des projets.

Exemple pratique utilisant un tableur pour la gestion de projet

Maintenant que vous connaissez déjà une grande partie de la théorie sur la gestion de projet, on va vous montrer comment accomplir toutes les étapes de la gestion de projet, en utilisant un tableur de gestion de projet.

1) Définissez la portée du projet

La première étape consiste à définir les éléments essentiels du projet. Qui est votre client, quelles seront les étapes de ce projet, les contacts importants et qui participera au projet. Voyez comment cela fonctionne dans la feuille de calcul de gestion de projet dans Excel LUZ. On a d’abord une zone pour les détails du projet, puis les données liées à la durée du projet dans son ensemble et tenant compte des jours ouvrables et des week-ends et enfin, le volume des livrables. Ces données alimenteront le reste de la feuille de calcul et faciliteront votre travail de remplissage.

2) Créez votre calendrier de projet

À partir de la portée, vous pouvez commencer par créer un calendrier très simple. Il suffit de créer des lignes avec le nom des étapes, puis des colonnes avec les dates de début et de fin de l’étape en question. De cette façon, les principales données du projet seront visibles, ainsi que les dates de livraison. Il est également possible de travailler avec des filtres, pour vous faciliter la tâche. Les dates de début et de fin de chaque étape doivent tenir compte des heures de travail disponibles de l’équipe et de leurs prévisions d’échéance pour chacune. Si un analyste a une semaine de congé et a besoin de 40 heures pour préparer une analyse sectorielle, il est raisonnable de supposer que l’activité prendra environ 5 jours. Vous pouvez ajouter un ou deux jours supplémentaires pour éviter d’éventuels problèmes. La façon idéale de gérer les projets dans Excel est de disposer automatiquement des jours de projet, de ce que vous avez fait et du retard ou de l’avance des étapes.

3) Planifiez et contrôlez les coûts par étape

Au-delà de la date limite, chaque étape doit être contrôlée par rapport à ses coûts et à son étendue. Vous pouvez le faire grâce aux onglets auxiliaires de votre feuille de calcul de gestion de projet dans Excel. En remplissant le coût, en ajoutant la date, le responsable et le jalon lié, vous pourrez suivre de près les dépenses du projet et aussi comprendre à partir des graphiques si ce que vous avez budgétisé pour les dépenses correspond aux coûts encourus.

4) Constituez une équipe et affectez des personnes au projet

L’affectation des personnes est une partie cruciale de la planification d’un projet. En fonction de la complexité du projet, vous aurez besoin de différentes personnes ayant des spécialités et des compétences différentes. Il est important que vous fassiez une cartographie des compétences dans votre entreprise pour savoir si vous disposez des ressources nécessaires en interne ou si vous devez faire des recherches. Cela peut affecter le calendrier du projet et doit être pris en considération. Essayez d’affecter les personnes aux étapes en fonction de leurs spécialités.

5) Surveillez l’avancement global du projet

Si vous avez effectué toutes les étapes pour contrôler le projet, vous obtiendrez une vue graphique de ce qui se passe. Après avoir terminé chaque livraison, vérifiez avec votre client que tout est conforme aux attentes et validez par écrit chacune des livraisons. Cela vous évitera de devoir retravailler et vous évitera sans doute de futurs maux de tête si le client change d’avis. S’il change d’avis, vous devrez lui préciser qu’un changement de portée devra être renégocié, ce qui aura une incidence sur la durée et le coût du projet. S’il n’est pas d’accord et que la relation se détériore, il est plus souhaitable d’annuler le projet que de convaincre un client de continuer avec quelque chose qui n’a aucune valeur pour lui.

6) Partagez l’avancement du projet et couvrez les employés

On a vu le processus de base de contrôle et de gestion de projet dans Excel, où vous :

1 – définissez la portée et les grandes lignes du projet

2 – définissez les délais et les parties responsables

3 – contrôlez les coûts

4 – analysez les livraisons, l’avancement du projet et la satisfaction des clients

Vous pouvez maintenant partager l’avancement du projet grâce à une zone d’impression. Si votre entreprise réalise des projets plus sporadiques, le suivi des projets peut se faire à distance, même par courrier électronique. Mais si votre entreprise se concentre sur la gestion de projets, une société de conseil, par exemple, il est fortement recommandé de tenir des réunions de suivi hebdomadaires. Lors de ces réunions, l’entreprise doit choisir ou avoir un PMP (professionnel de la gestion de projets ou chef de projet) global. C’est-à-dire une personne qui est responsable de l’avancement de tous les projets et qui en assure le suivi avec les autres gestionnaires, ce qui permet de modérer la réunion. L’ordre du jour de la réunion de suivi consiste à informer l’ensemble de l’entreprise de l’avancement de chaque projet en termes de suivi de la portée, du calendrier, des coûts et de la satisfaction des clients. En cas de problème, l’entreprise peut aider le responsable concerné à créer des plans d’urgence.